LA DROME

Optimiser la gestion des mails

EN BREF

« Et si nous faisions en sorte que le traitement des mails se fasse de manière sereine et efficiente pour l’ensemble des agents du département de la Drôme ? »

20 personnes

3 mois

2018

LE CLIENT

Le département de la Drôme (26) est situé dans le sud-est de la France et fait partie de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Comme les autres collectivités territoriales françaises, il est concerné par la loi NOTRe (Nouvelle Organisation Territoriale de la République). Cette-dernière a notamment pour effet d’inciter les territoires à faire mieux avec moins. C’est dans cette démarche d’optimisation que le département de la Drôme a souhaité un accompagnement en design de services et politiques publiques via un accord-cadre de 3 ans.

LES ENJEUX

L’un des premiers projets confiés par le Département à the insperience.co avait pour objectif l’optimisation des flux de mails en interne. Les enjeux étaient ici : le changement des usages autour de la gestion des mails, le poids de la charge de travail et du temps perdu ainsi que la maîtrise de son rapport individuel aux e-mails.

NOTRE ACCOMPAGNEMENT

Notre accompagnement a débuté par un atelier de cadrage permettant d’établir un cadre commun quant aux problématiques et objectifs liés aux flux de mails. Nous nous sommes ensuite imprégnés du contexte par le biais d’interviews sur le terrain, suivis d’ateliers collaboratifs conclus par une synthèse des recommandations dans un plan d’actions opérationnel.

Veille inspirante

Immersion terrain

Co-conception

Prototypage

Tests utilisateurs

aMOA mise en œuvre

Mise en scène créative

Recommandations stratégiques

LES RÉSULTATS

Cette démarche a donné lieu à la mise en oeuvre d’un plan d’actions adapté au contexte de la collectivité, et qui a déjà donné, sur les premiers mois, des résultats concrets.

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